Das Arbeitsgesetz verfolgt als wesentliches Ziel den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Einhaltung von Arbeits- und Ruhezeiten. Die Arbeitgeber
sind verpflichtet, eine Dokumentation zu führen, damit die Vollzugsbehörden im Rahmen von Kontrollen über die nötigen Angaben verfügen.
Zeiterfassung gemäss Gesetz
Im Jahr 2016 hat sich die Dokumentationspflicht insofern geändert, dass es nicht mehr nur die «detaillierte» (systematische) Zeiterfassung gibt, sondern dass auch eine «vereinfachte» Zeiterfassung möglich ist. Bei Vorhandensein eines GAV ist unter gewissen Voraussetzungen sogar ein Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung möglich.
WICHTIG: Verzichtet ein Arbeitgeber von sich aus unberechtigterweise auf die Dokumentation, so läuft er Gefahr, dass Mitarbeitende Überstunden- und Überzeitansprüche gestützt auf eigene Aufzeichnungen der Arbeitszeit vor Gericht geltend machen.
Komplett ausgenommen von der Zeiterfassung sind die «höheren leitenden Angestellten» gemäss ArG 3 lit . d; ArGV1 9. Ausschlaggebend sind die Entscheidungsbefugnisse auf Grund der Stellung und Verantwortung im Betrieb, Kaderzugehörigkeit alleine reicht jedoch nicht aus.
Per Juli 2023 können Dienstleistungsbetriebe in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Treuhand und Steuerberatung sowie Betriebe der Informations- und Kommunikationstechnologie unter bestimmten Voraussetzungen in einzelnen Bereichen von einer Lockerung der gesetzlichen Bestimmungen profitieren.
Vereinfachte Zeiterfassung
Für Mitarbeitende, die nicht als «höhere leitende Angestellte» gelten, die keinem GAV unterstellt sind und die zudem ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selber festsetzen können (mind. 25% frei bestimmbar), gibt es die Möglichkeit, eine Vereinbarung zur vereinfachten Zeiterfassung abzuschliessen.
Die Art der Vereinbarung richtet sich nach der Grösse des Unternehmens:
Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann eine individuelle Vereinbarung mit den einzelnen betroffenen Mitarbeitenden aufgesetzt werden.
Für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden muss eine Kollektivvereinbarung erarbeitet werden, die entweder mit einer Arbeitnehmervertretung aufgesetzt wird oder aber von mind. 50% aller betroffenen Mitarbeitenden freigegeben wird.
Thematik Überstunden und Überzeit
Da gesetzlich gesehen Überstunden (dispositiv, können durch Vereinbarung wegbedungen werden) und Überzeit-Stunden (zwingend) mit einem Zuschlag von 25% zu bezahlen sind, empfiehlt es sich, die aktuelle Dokumentenlage genau unter die Lupe zu nehmen. Es ist empfehlenswert, die Formulierungen in den Verträgen und Reglementen den verschiedenen Mitarbeitendengruppen (systematische / detaillierte Zeiterfassung; vereinfachte Zeiterfassung; keine Zeiterfassung) anzupassen und die Abgeltungsform von Überstunden und Überzeitstunden sauber zu formulieren.
Zudem macht es Sinn, diese Gruppen sowie die Handhabung der Überstunden und Überzeitstunden bereits im Zeiterfassungs-Tool mitzuberücksichtigen.
Fragekatalog zur Analyse Ihrer Situation
Anhand der folgenden Punkte können Sie Ihre Dokumentenlage prüfen:
Sind die Mitarbeitenden Ihrer Firma einem GAV unterstellt? Wenn ja, was wird dort bereits geregelt in Bezug auf Zeiterfassung und Abgeltungsform?
Welche Reglemente existieren bereits (bspw. Personal- oder Arbeitszeitreglement) und was wird dort definiert?
Was ist in den Arbeitsverträgen zum Thema Zeitwirtschaft definiert?
Arbeiten Sie mit einem Zeiterfassungstool? Unterstützt es die Regelungen aus den Verträgen und Reglementen?
Stimmt die Behandlung der Überstunden / Überzeit mit den Reglementen und Verträgen überein? Wird die Abwicklung bestenfalls vom Zeiterfassungstool unterstützt?
Sind die Prozesse klar definiert? Wer prüft die Einträge, wer gibt welche Einträge frei, wie regelmässig erfolgt eine Prüfung sowie Freigabe etc.?
Thematik «Homeoffice»
Beim Thema Zeitwirtschaft im Zusammenhang mit Homeoffice gibt es unter anderem folgende Punkte zu beachten:
Die Arbeitszeit- sowie Ruhezeitregelungen gelten auch im Falle von Homeoffice.
Da keine Anwesenheit im Büro stattfindet, sind allfällige Überstunden und Überzeitstunden schwieriger überprüfbar.
Allenfalls können Mitarbeitende auch Fahrtzeiten zum Büro als Arbeitszeit geltend machen, sofern keine anderweitige schriftliche Regelung existiert.
Bei Homeoffice von Grenzgängern ist Zurückhaltung zu empfehlen, da das Arbeiten im ausländischen Homeoffice eine Veränderung bspw. in der Sozialversicherungsunterstellung bewirken kann.
Aufgrund der Arbeitszeitaspekte sowie weiterer Gründe wie z.B. dem Datenschutz, Nutzung privater Infrastruktur etc. empfehlen wir ein Homeoffice-Reglement aufzusetzen oder zumindest die wichtigsten Punkte im Personalreglement zu definieren.
Unsere Unterstützung
Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung, wenn Sie prüfen lassen möchten, wie Sie aufgestellt sind und wo allenfalls Änderungen empfehlenswert wären. Neben einem solchen «Rundum-Checkup» stehen wir selbstverständlich auch für spezifische Einzelanfragen zur Verfügung, wenn Sie bspw. planen ein Zeiterfassungstool einzuführen, Beratung zu Vertragsformulierungen wünschen oder ein Homeoffice-Reglement aufsetzen möchten.
Für Rückfragen steht Ihnen unser Team jederzeit zur Verfügung und gerne unterstützen wir Sie mit unserem Know-How!
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